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Mitteilungen des Museumsverbandes in MV, 2004

Inventar und Computer
ein neue Lösung für ein altes Problem

Bernd Lukasch, Hans-Dieter Hein

Wenn es um den Kernbereich der Museumsarbeit geht - um die Inventarisierung und Katalogisierung der Sammlung - dann sind Museumsleute sehr konservativ. Friedlich nebeneinander beherbergt der Karteischrank in seinen Schüben vor 100 Jahren in Sütterlin geschriebene Karten neben solchen nach Knorr, mit der Schreibmaschine ausgefüllt. Viele Aufs und Abs des Museums hat das System überdauert und flößt uns - schwarz auf weiß - nach wie vor Vertrauen ein. Die Karten, nach aufsteigenden Inventarnummern sortiert, sind nach wie vor verlässliche Dokumentation der Sammlung. Eigentlich ist also kein Handlungsbedarf gegeben, wären da nicht die verlockenden Möglichkeiten, die der Computer nun einmal bietet, auch für die Arbeit im Museum. Nur einige sollen genannt sein:

Die einmal digitalisierten Daten lassen sich beliebig sortieren, z. B. nach Standorten, nach dem Sammlungsgebiet oder nach ihrer Zeitstellung;

Genau so unkompliziert kann man in Sekundenschnelle nach jeder erfassten Information suchen.

Doppeleintragungen und Datenverluste durch Schreibfehler oder Sortierfehler lassen sich einfach verhindern.

Und, Computer sind konsequent: Keine unleserliche Randnotiz, kein angehängter Merkzettel zur späteren Bearbeitung.

bequeme Objektverwaltung im Internet-Browser

Anlässlich einer Ausstellungsvorbereitung oder Anfrage zum Beispiel wird nach einem Sammlungsstück gesucht. Die Frage könnte lauten: "Welches hauswirtschaftliche Objekt bietet unsere Sammlung, das städtisches Handwerk um 1850 repräsentiert?" Da ist unsere Kartei hilflos. Diese Frage beantwortet sicher der Kollege, der schon zwei Umzüge des Depots mitgemacht hat, kaum aber unser Karteischrank.

Inzwischen empfängt uns jede Bibliothek mit ihrem digitalen Katalog und selbst unser im Museum sauer verdientes Geld übergeben wir der Bank zur digitalen Verwaltung. Es kann also nicht mehr die Frage sein, ob, sondern nur die, wie wir unser Inventar dem Computer anvertrauen.

Diese Frage beantworten heißt meistens, sich für eine der angebotenen Softwarelösungen zu entscheiden. Diese Entscheidung jedoch ist ein risikoreicher Blick in die Zukunft und für das Museum recht folgenschwer.

Jeder kennt das Problem beim Softwarekauf: Die Eignung oder Nichteignung, das Anfreunden mit der Software oder der Ärger darüber stellt sich erst nach oft monatelanger Benutzung ein, wenn in die besonderen und entlegenen Features eingedrungen wurde, wenn selbst kleine Fehler oder Ungeschicklichkeiten in der täglichen Arbeit zum Ärgernis werden. Selbst die kulanteste "Erprobungsphase", die der Verkäufer einräumt ändert nichts daran, dass man Software fast immer "im Sack", in der Regel auf Empfehlung anderer Nutzer kauft.

Größer als beim häuslichen Softwarekauf aber ist ein anderes Problem: Die Daten, die wir dem Computer heute anvertrauen, sollen auch in 100 Jahren noch nutzbar sein. Dieser vorgetragene Anspruch erzeugt beim Softwarehändler nur ein mitleidiges Lächeln.

Ein Drittes: Die Anschaffung der Software ist nur die Voraussetzung für die Arbeit. Steht nach dem Ankauf nicht ausreichend Zeit und Personal zur Verfügung um die neue Software mit Daten zu füllen,. sollte es die Software zumindest gestatten, dass übergangslos weitergearbeitet werden kann, keine "Umstellung" erforderlich ist, nicht zwei Systeme nebeneinander existieren oder schlimmstenfalls sogar "zur Sicherheit" nebenbei auch weiter konventionell inventarisiert wird. Sind beide Voraussetzung nicht gegeben, wird sich das neue Programm schnell vom ehrgeizigen Projekt zur ungeliebten und unerledigten Aufgabe entwickeln und früher oder später ganz zur Fehlinvestition.

Die hier zu beschreibende Variante zur Nutzung der Techniken des Internets, der wir den Namen museum.net gegeben haben, kam von einer Anklamer Firma, die seit Jahren für das Museum arbeitet und daher gut mit unseren Wünschen vertraut ist. Tatsächlich bestand Erklärungsbedarf, was denn die Technologien des World-Wide-Web mit den streng gehüteten Inventarkarteien des Museums gemein haben könnten. Aber, so erklärten uns die Software-Experten: Was passiert denn, wenn man im Internet nach einer Telefonnummer sucht, per online-Handel Bücher bestellt oder sich in einer online-Bibliothek Rat sucht? Man greift gezielt und selektiv auf riesige Datenbestände zu. Der Inhaber der Datenbank hat festgelegt, welche Daten welchem Nutzer zur Verfügung stehen. In rasanter Geschwindigkeit erhalte ich als Nutzer die Antwort, ohne dass man sich über kompatible Software einig werden musste, ohne dass ein Lehrgang zur Nutzung der Daten erforderlich wäre. Streng festgelegt ist für jeden Nutzer, welche Daten er sehen, ergänzen oder ändern kann. Das sind Eigenschaften, die sich gedanklich gut auf das Museumsinventar oder das Findbuch des Museumsarchivs übertragen lassen.

Aus der Idee entwickelte sich das Projekt museum.net, welches seit 2003 im Otto-Lilienthal-Museum eingeführt ist und seitdem auch unsere Skeptiker überzeugt hat. Grund für den Erfolg ist vor allem die Tatsache, dass ohne Umstellung nahtlos in der bisherigen Form weitergearbeitet werden konnte. Keiner der bereits digitalisierten Datenbestand wurde verworfen, aber viele zusätzliche Möglichkeiten hatten sich ergeben. Die Software orientiert sich streng an der bisherigen Verfahrensweise des Museums. Inzwischen sind die für Fremdnutzer relevanten Daten als Findbücher (Kataloge) auch online verfügbar, nicht nur auf einem Gästearbeitsplatz im Museum. Gegenwärtig wird auch im Museum im Steintor und im Atelier Otto Niemeyer-Holstein mit individuell angepassten Varianten des museum.net gearbeitet.

Eine häufig gestellte Frage soll nicht unbeantwortet bleiben: Kann denn eine nachnutzbare "Anklamer Insellösung", eine in einem kleinen Museum erstellte Kundenwunsch-Software sinnvoll sein, wenn gleichzeitig in großen Häusern und langjährigen Forschungsprogrammen an der Entwicklung von Profi-Software gearbeitet wird? Ja, sie kann! Und die Destandardisierung ist in der Entwicklung der Datenverarbeitung nicht neu. Wurden vor einigen Jahrzehnten in Forschungs- oder Verwaltungseinrichtungen zentrale Rechenzentren geschaffen, denen in Netzwerken die Daten zur Verarbeitung zugeführt wurden, ist heute der Personalcomputer, das Rechenzentrum am Arbeitsplatz, der Standard. Ein ähnlicher Ideologiewandel vollzog sich bei der Datensicherung in zentralen Archiven. War man vor Jahren der Meinung, man müsse mit den wertvollen Datenbeständen auf bestimmten Datenträgern auch die entsprechende Hardware erhalten, um die Datenbestände langfristig lesen zu können (Magnetbandlaufwerke etc.), spricht man heute von der Erhaltung des data-streams. Nicht die Auswahl des geeigneten Speichermediums steht im Vordergrund, sondern die Sicherung der verlustlosen Überführung der Datenbestände auf die immer neuen Speichermedien. Für die Museumssoftware heißt das: Nicht die Software der Museumsarbeit ist zu standardisieren, dazu sind die Arbeitsweisen in verschiedenen Museen zu unterschiedlich, sondern das Format zur Aufzeichnung und zum Austausch der Daten mit dem Ziel der langfristige Erhaltung.

museum.net konkret

Im Folgenden seinen einige Eigenschaften von museum.net hervorgehoben:

Das System arbeitet von vorn herein im Netzwerk. Ein neuer, zusätzlicher Arbeitsplatz benötigt also keine zusätzliche Lizenz, keine neue Software. Der neue Computer muss lediglich mit dem häuslichen oder dem Datenfernübertragungsnetz verbunden werden und ist sofort, mit dem in aller Regel bereits installierten Internet-Browser arbeitsfähig.

Eine Herstellerbindung besteht lediglich urheberrechtlich. Der Quellcode der Software ist offen und für jeden Programmierer mit Datenbank- und Internet-Erfahrung verständlich und damit veränder- und anpassbar.

museum.net arbeitet auf der Basis der Internet-Technologien. Auf Grund von deren Verbreitung als weltweitem Standard ist die wohl größte gegenwärtig mögliche Zukunftssicherheit des Datenbestandes gegeben.

Alle Daten sind unabhängig von museum.net in einer Datenbank gespeichert. Die Daten sind jederzeit auch mit der jeweils zugrunde liegenden Datenbanksoftware zugänglich.

museum.net ist an keine bestimmte Datenbank-Software gebunden. Jeder vorhandene Datenbestand kann Grundlage des Systems sein, so dass mit bereits vorhandenen Datenbanken "nahtlos" weitergearbeitet werden kann.

In der vorliegenden Lösung wurde eine Druckfunktion vorgesehen, die die sogenannte "Knorr-Karte" liefert.

digitale Inventar-Karte "nach Knorr"

In der speziellen Lösung für das Otto-Lilienthal-Museum wurden beispielsweise folgende Features verwirklicht:

Es wurden folgende Benutzerprofile mit unterschiedlichen Nutzungsrechten festgelegt: Besucher, Gast, Praktikant, Mitarbeiter, Administrator

Folgende Datenbestände sind über eine einheitliche Oberfläche erreichbar:

•  Musealien

•  Archivalien (beinhaltet auch z. B. Archiv der Zeitschriftenaufsätze, Personen und Patente)

•  Bildersammlung

•  Sondersammlung A0 (Karten, Plakate)

•  Bibliothek

•  Thesaurus (darunter auch Personen)

Systemvoraussetzungen, technische Angaben :

Intranetserver: PC mit Betriebssystem Windows XP oder Windows Server 2003, Software: Webserver IIS, Anwendungsserver .NET Framework
weitere Arbeitsstation (Client): PC mit beliebigem Betriebssystem und Webbrowser mit Netzwerk Internetprotokoll TCP/IP

Kosten:

Kosten für die Serversoftware fallen nicht an. Ab ca. 10 Arbeitsplätzen wird der Windows Server 2003 und MS SQL-Server 2000 empfohlen (ab ca. 4000 EUR).

Die für die Arbeitsstationen (Clients) erforderliche Software (Browser) ist kostenlos und in der Regel auf jedem Rechner vorinstalliert.

Individual-Software museum.net mit Installation vor Ort (ca. 1100 EUR).

Anpassung an vorhandene Datenbestände, museumsspezifische Anpassungen nach Aufwand (ab 100 EUR).

Weiterentwicklung zum online-Projekt

Im Jahr 2008 wurde das System zum online-System weiterentwickelt. Es ist jetzt möglich, im Internet direkt auf die Findbücher (Kataloge) des Museums und auf alle Datensätze zuzugreifen, soweit Urheber- und andere Schutzrechte dies erlauben. 

Aber auch für die Mitarbeiter ergeben sich neue Möglichkeiten. Über einen geschützten Zugang ist der Schreib-/Lese-Zugriff von jedem Ort mit Internet-Zugang möglich. Dies kann der Lesesaal einer Bibliothek oder, per Mobilfunk, ein entlegenes Außendepot des Museums sein.

Das Projekt wurde gefördert durch das Land Mecklenburg-Vorpommern.